Inhoud
1. Kantoor heeft op kantoorniveau de risico’s op witwassen en terrorismefinanciering vastgesteld en beoordeeld (als bedoeld in art. 2b Wwft). Dit Wwft-beleid is afgestemd op de resultaten van deze risicoanalyse (als bedoeld in art. 2c Wwft).
2. Bij het vaststellen en beoordelen van de risico’s is rekening gehouden met de risicofactoren die verband houden met het notariaat in het algemeen, de specifieke aspecten van kantoor, het type cliënt (onder meer particulier of zakelijk), de aard van de praktijk (familierechtpraktijk, onroerend goedpraktijk en ondernemingsrechtpraktijk) en de soort diensten (de mogelijke diensten binnen de verschillende praktijkgebieden). Ook is rekening gehouden met de landen en geografische gebieden waarmee kantoor bij de praktijkuitoefening te maken heeft (zowel wat betreft de woonplaats, vestigingsplaats of zetel van cliënt als de werkzaamheden die moeten worden verricht).
3. De indicatoren die zijn toegepast om de risicogevoeligheid te beoordelen zijn in de eerste plaats ontleend aan de Wwft, de Bijlagen I, II en III bij de Vierde Richtlijn en de Specifieke leidraad BFT, inclusief Bijlage 1. Daarnaast is rekening gehouden met de Algemene Leidraad van het MvF, de Notitie van het BFT, de Handleiding KNB, de Handvatten cliëntonderzoek van de KNB en de Overige publicaties KNB .
De Red Flags van de FATF, indicatoren uit het FATF-rapport ‘Concealment of Beneficial Ownership’ (2018) en FATF Guidance for a Risk-Based Approach Guidance for Legal Professionals (2019) zijn ook meegenomen. Bij de risicoanalyse zijn overigens de risicofactoren betrokken die zijn geïdentificeerd in de meest recente versies van de nationale risicoanalyse (de NRA).
1. Dit Wwft-beleid bestaat uit gedragslijnen, procedures en maatregelen die betrekking hebben op de naleving van de bepalingen als bedoeld in paragraaf 1.2, Hoofdstuk 2, paragraaf 3.2 en Hoofdstuk 5 van de Wwft.
Deze bepalingen zijn als bijlage ‘Uittreksel regelgeving Wwft’ bij dit Wwft-beleid opgenomen.
De Wwft-functionaris heeft in grote lijn tot taak: het implementeren van het Wwft-beleid en de daarmee verband houdende interne procedures en maatregelen, het creëren van ‘awareness’ in de praktijk van het doel van de Wwft en de relevantie van het correct naleven van het Wwft-beleid, het controleren van de effectiviteit van de procedures, het bijhouden van de know how op het gebied van de Wwft teneinde het beleid en de procedures actueel te kunnen houden en het verzorgen van opleidingen voor medewerkers. De Wwft-functionaris is het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers bij vragen over het uitvoeren van het Wwft-beleid (onverminderd de voorschriften in het Wwft-beleid over overleg met of een vereiste goedkeuring van de Wwft-verantwoordelijke).
2. Voor een correcte en effectieve toepassing van de voorschriften in het kader van cliëntenonderzoek is het van belang dat de verschillende fasen bij de cliëntacceptatie worden onderkend. De volgende fasen worden tot uitgangspunt genomen: -
Fase I de oriënterende fase (art. 1a lid 5 Wwft);
Fase II voorlopige risicoanalyse (afgestemd op de resultaten van de risicoanalyse op kantoorniveau, waarbij het onderscheid normaal, hoog en laag risicoprofiel wordt gehanteerd) + informatie Wwft cliënt (art. 34a Wwft) + voorbehoud afronden cliëntenonderzoek voor cliëntacceptatie.
Fase III cliëntenonderzoek, afgestemd op het voorlopige risicoprofiel van cliënt (waarbij het onderscheid tussen normaal, verscherpt en vereenvoudigd cliëntenonderzoek wordt gehanteerd);
Fase IV na volledig afronden cliëntenonderzoek: beslissing cliëntacceptatie (aangaan zakelijke relatie) + vastleggen risicoprofiel cliënt in dossier.
Fase V monitoren op dossierniveau, afgestemd op risicoprofiel cliënt (actueel houden resultaten van cliëntenonderzoek en zo nodig onderzoek naar bron van middelen die bij transactie worden gebruikt).
3. Gezien de aard van de dienstverlening van het notariaat in het algemeen kan niet worden uitgesloten dat sprake kan zijn van een zakelijke relatie of transactie die naar haar aard een hoger dan normaal risico op witwassen of terrorismefinanciering met zich mee kan brengen. Die risico’s moeten wel zoveel mogelijk worden beperkt. Gezien de publieke functie, de maatschappelijke verantwoordelijkheid en de vertrouwenspositie van het notariaat is het Wwft-beleid van kantoor erop gericht dat inbreuken op een goed functionerend rechtsverkeer zoveel mogelijk worden voorkomen. Naar aanleiding van de risicoanalyse op kantoorniveau heeft kantoor de volgende risicocategorieën geformuleerd, met behulp waarvan op dossierniveau het risicoprofiel van de cliënt kan worden vastgesteld.
Kantoor heeft ten aanzien van een aantal risico’s geconcludeerd dat kantoor, gezien haar aard, omvang, expertise en onvoldoende maatregelen kan nemen om de desbetreffende risico’s adequaat te beheersen. Kantoor hanteert daarom als uitgangspunt dat in een aantal gevallen in beginsel geen zakelijke relatie kan worden aangegaan of transactie worden verricht (met dien verstande dat in alle gevallen op grond van de ministerieplicht van art. 21 lid 2 Wna zal moeten worden beoordeeld of dienstweigering is toegestaan).
Verplicht verscherpt onderzoek (art. 8 Wwft) De objectieve indicatoren voor het cliëntenonderzoek van art. 8 en art. 9 Wwft, de objectieve indicator voor de meldingsplicht als bedoeld in art. 15 lid 1 Wwft en opgenomen in de Bijlage UB Wwft en de indicatoren opgenomen in Bijlage III Vierde Richtlijn (art. 8 lid 2 Wwft) beschouwt kantoor als indicatoren die wijzen op een verhoogd risico. Bij de aanwezigheid van één of meer van deze indicatoren vindt verplicht verscherpt onderzoek plaats. Het verscherpte onderzoek bestaat uit extra maatregelen die worden afgestemd op de specifieke risico’s, zodat deze effectief kunnen worden beheerst. Deze zijn uitgewerkt in de Procedure cliëntenonderzoek.
Gezien de geïdentificeerde risico’s op kantoorniveau vindt daarnaast verscherpt onderzoek plaats in de volgende gevallen vanwege het daarbij vermelde verhoogde risico:
Verscherpt onderzoek kan in deze gevallen alleen achterwege worden gelaten als op dossierniveau wordt onderbouwd waarom die keuze verantwoord is. Bij twijfel wordt overlegd met de Wwft-functionaris. Het verscherpte onderzoek bestaat uit extra maatregelen die worden afgestemd op de specifieke risico’s, zodat deze effectief kunnen worden beheerst. Deze zijn uitgewerkt in de Procedure cliëntenonderzoek.
Vereenvoudigd onderzoek (art. 6 Wwft) Kantoor hanteert als uitgangspunt dat vereenvoudigd cliëntenonderzoek alleen (onverminderd de verplichtingen op grond van de Wna) kan plaatsvinden met betrekking tot de Nederlandse overheid en Nederlandse overheidsbedrijven, mits op dossierniveau (i) sprake is van een verlaagd risico op witwassen en terrorismefinanciering; en (ii) onderbouwd wordt dat de keuze voor een vereenvoudigd onderzoek verantwoord is. De verplichting tot monitoring op dossierniveau en de meldingsplicht zijn onverminderd van toepassing.
De overige zakelijke relaties en transacties kwalificeren in beginsel als zakelijke relaties en transacties met een ‘gewoon risico’ met het gevolg dat gewoon cliëntenonderzoek wordt verricht, tenzij op dossierniveau sprake is van verhoogd risico. Om bij de risicoanalyse op dossierniveau te kunnen beoordelen of mogelijk sprake is van een verhoogd risico, worden de indicatoren gehanteerd die zijn opgenomen in de Procedure Cliëntonderzoek.
Voor de verdere uitwerking wordt verwezen naar de Procedure Cliëntenonderzoek.
Kantoor houdt de resultaten van de risicoanalyse op kantoorniveau actueel. Aanleiding voor een update kunnen interne wijzigingen zijn, zoals een wijziging in aard van de cliënten, een verschuiving in het soort diensten dat wordt verleend, de samenstelling van kantoor en dergelijke. Aanleiding voor een update kunnen ook externe wijzigingen zijn, bijvoorbeeld een geactualiseerde nationale risicoanalyse, een wijziging in de Wwft-regelgeving of een wijziging van de indicatoren. De Wwft-verantwoordelijke en de Wwft-functionaris gezamenlijk actualiseren tenminste één keer per jaar (en overigens zo vaak als daartoe aanleiding bestaat) de risicoanalyse op kantoorniveau. Dit is uitgewerkt in het Reglement Compliance.
2. Wwft-beleid
Kantoor stemt het Wwft-beleid (zo nodig) af op aanpassingen in de risicoanalyse op kantoorniveau. De Wwft-functionaris houdt daarnaast de ontwikkelingen op het gebied van de Wwft bij om het Wwft-beleid actueel te kunnen houden. Verder worden de gedragslijnen, procedures en maatregelen systematisch getoetst op de effectiviteit in praktijk en afhankelijk van het resultaat worden deze zo nodig bijgesteld. Dit is uitgewerkt in het Reglement Compliance.
3. Monitoring dossierniveau
De gegevens die in het kader van het cliëntenonderzoek zijn verzameld (en de gegevens die zijn verzameld om te kunnen vaststellen of met betrekking tot een cliënt een vereenvoudigd cliëntenonderzoek kon worden verricht) worden op dossierniveau actueel gehouden. Degene die het dossier behandelt, is de eerst aangewezen persoon om het dossier te ‘monitoren’. Dit is uitgewerkt in de Procedure Cliëntenonderzoek.
De Wwft verplicht Wwft-plichtige instellingen gegevens, informatie en document die zij vergaren in het kader van het cliëntenonderzoek te registeren en te bewaren. Alle gegevens moeten op een toegankelijke en opvraagbare manier voor een periode van vijf jaar na het tijdstip van het beëindigen van de zakenrelatie of transactie worden bewaard.
Meldingen van ongebruikelijke transacties dienen ook vijf jaar bewaard te worden na het melden van de ongebruikelijke transactie.
In ieder geval dienen de volgende gegevens op een opvraagbare manier te worden vastgelegd:
Misbruik van de derdengeldenrekening moet worden voorkomen. Ongebruikelijke geldstromen die niet via de derdengeldenrekening verlopen, moeten ook worden herkend omdat deze kunnen duiden op een ongebruikelijke transactie die moet worden gemeld. Dit Wwft-beleid voorziet in een Handvat Wwft Geldverkeer dat in praktijk kan worden gebruikt.
